У меня есть простая аналогия для настройки процессов с точки зрения исполнителя.

Представьте себе продавца, который занимается холодным обзвоном. У него в CRMке специально для холодных обзвонов должен быть простейший интерфейс, состоящий из:

• Надо позвонить (стопка, из которой он берет верхнюю карточку)
• Звоню (карточка, скрипт)
• Прозвонил (возможно — «успех»/«неудача»)

А теперь представьте, что продавцу каждый раз приходится искать следующий контакт для прозвона: фильтровать массу карточек в разных статусах, удерживать концентрацию, чтобы не отвлечься на более приятные задачи...

Как вы думаете, какова будет продуктивность по сравнению с первым сценарием?

Во всех интерфейсах систем, которые предназначены для работы с задачами, стремитесь к однозначности:

• У каждого члена команды есть одна ссылка, на которую он нажимает, чтобы увидеть свои задачи.
• На доске нет мертвых задач, настроены быстрые фильтры.
• Все формулировки задач предельно однозначны, и подсказывают, что нужно сделать.

А у вас в таск-трекере порядок?