Соискателям на позицию администратора проекта/проектного офиса я обычно задаю на собеседовании такой вопрос:

«20 человек должны подготовить по пакету из 5 документов. Ваша задача — организовать эту работу. Как вы это сделаете?»

Пока вы думаете над ответом (опытные РП и давние читатели моего блога уже догадались), пара слов, почему я даю именно этот кейс.

• Это супер-типовая ситуация. Возникает сплошь и рядом.
• Кейс очень характерен: у администратора практически нет возможности лично давить на ответственных в силу своей исполнительской позиции. Если эти 20 человек, которые готовят документы, большие дяди и тёти, девочке-администратору будет сложно поставить свое слово против их.
• Есть энергичные люди, которые способны такую задачу затащить чисто на ответственности и на энтузиазме, но это не технологично: не делегируемо, время- и мыслеёмко. На позицию администратора нужны более процедурные люди.

Примерно 3 из 5 описывают, как они работали бы «дятлом»: напоминали людям, уговаривали, затем эскалировали. Это как раз те, кто работает в режиме трудового подвига и довольно быстро выгорает на позиции администратора проектов, потому что их все систематически посылают.

Ответ, которого я жду, это:

«Я разработаю табличку, в которой строками будут ответственные, а столбцами — документы. На пересечении — статус готовности (светофорчик). И буду эту табличку раз в период рассылать ответственным, если нужно — в копии их руководителей».

Почему это правильный ответ?

1. Табличка позволяет на одном листе максимально наглядно отразить фактическое положение дел. Это важно! Не администратор бегает ябедничать, а факты говорят сами за себя. А мы просто поддерживаем прозрачность процесса.

2. Табличка экономит мыслетопливо: вы посмотрели, и сразу видно красненькое. Исполнителям не хочется видеть напротив своей фамилии красненькое. Также и руководителям не приходится читать простыню текста, чтобы понять, где надо применить административное воздействие.

3. По табличке (или многим табличкам) можно быстро сделать статистику. Например, показать ситуацию с разработкой документов в динамике.

4. Табличку можно отфильтровать по тому или иному полю, чтобы посмотреть отстающих или сотрудников только своего подразделения. Это критично, когда вы менеджерите такой процесс.